despre online, Romania, politica si despre mine

Am scris pana acum despre eficientizare, despre organizare si despre masurarea rezultatelor dar mi-am dat seama ca nu am scris pana acum despre modul in care ne organizam taskurile.

Orice proiect, orice activitate se poate reduce la o suma de taskuri sau, altfel spus, la o lista de ToDo-uri. Orice problema, oricat de complexa ar fi, se poate imparti in probleme mai mici care, in momentul in care devin clare in mintea noastre, devin taskuri.

Este de preferat ca un task sa descrie o problema cat mai specifica ce poate fi rezolvata punctual; daca avem un task de genul “de facut modulul de produse pentru proiectul X” atunci acesta trebuie spart in taskuri mai mici de genul “listare produse“, “administrare produse“, etc.

Faptul ca taskurile reprezinta probleme mici cu o rezolvare de scurta durata are un dublu rol:

• ne forteaza sa gandim in detaliu, sa analizam ce avem de facut si, in felul acesta, evitam sa ne trezim mai tarziu ca am mers pe un drum gresit
• ne asigura un flux constant de satisfactii, la intervale relativ mici de timp; daca lucram doua, trei zile pentru a obtine un rezultat vom observa ca ne demotivam cu fiecare ora insa daca la fiecare 2-3 ore avem o mica victorie vom avea un cu totul alt chef de lucru si, in felul acesta, vom fi mult mai productivi.

Si totusi, cum ne organizam taskurile?
Avem la dispozitie aplicatii de project management mai simple sau mai avansate, avem Excel, avem notepad si chiar caiete pe care le putem nota.
Eu va propun insa alta metoda.

Luati o tabla, de orice fel, cu magnet, fara magnet, nu conteaza.
Impartiti tabla in 3 parti, nu neaparat egale.
In prima parte desenati o sageata in jos, asta inseamna Incoming / To Do. Pe a doua parte desenati o linie, asta inseamna In work. Pe a treia parte desenati o sageata in sus, asta inseamna Outgoing / Finished.
Pentru a marca taskurile folositi PostIt-uri sau puteti scrie cu creta sau markere.
Orice task nou venit se trece in Incoming, cand preluam un task il stergem din Incoming si il mutam in In work iar cand terminam taskul il mutam in Outgoing.
Veti avea o tabla ca in imaginea de mai jos.

Puneti aceasta tabla intr-un loc cat mai vizibil in birou si impartiti-o cu colegii.

Ce mai puteti face:

• folositi notari sau PostIt-uri de diverse culori semnificand diverse tipuri de taskuri
• folositi un sistem de ierarhizare propriu pentru Incoming: taskurile prioritare se trec in partea de sus, cele mai putin importante in partea de jos
• in cazul in care sunt mai multi oameni care folosesc tabla: impartiti zona de InWork in patratele

Cum ne ajuta acest sistem:

• este suficient sa te uiti la aceasta tabla si ai o imagine de ansamblu asupra stadiului unui proiect sau al zilei de lucru
• uita-te de cateva ori pe zi sau in fiecare zi la aceasta tabla si vei vedea cat de bine (sau rau) se misca echipa care foloseste acest sistem

In esenta, acest sistem ne ajuta sa fim sinceri, in primul rand cu noi insine si apoi cu colegii de echipa.